É fundamental que a empresa trace um plano de metas para a pesquisa; o que a empresa busca com a pesquisa e que respostas terá condições de dar a seus colaboradores. De nada adianta saber a situação do Clima na empresa e possivelmente ainda das causas, se nada será feito a respeito.

A empresa pode ter por meta apenas medir a satisfação para que esta medida sirva como referencial para o início de um planejamento. Isto deve, entretanto, estar claro para os colaboradores. Eles ficarão cientes de que respostas ou ações virão com o tempo, não de imediato, e também vão gostar de saber que estão fazendo parte, de alguma forma, da construção de um trabalho na empresa em prol do benefício de todos.

Outras metas podem ser buscadas como entender possíveis problemas entre turnos, defeitos em excesso nas linhas de produção, não cumprimento de prazos, absenteísmo e, ainda, para direcionar futuros planos que a empresa possa ter averiguando como serão aceitos pelo pessoal.

De toda forma, qualquer que seja a meta traçada, é recomendável que o objetivo seja do conhecimento de todos os envolvidos: pesquisadores e pesquisados.

Após alinhar as metas e objetivos para buscar resultados positivos em relação ao Clima Organizacional, é hora de partir para a elaboração da Pesquisa. Esta tarefa é delicada, embora não seja muito complicada em sua formatação.

A base para a elaboração do questionário pode ser uma pesquisa realizada previamente. Esta, feita na forma de perguntas abertas e por amostragem aleatória, vai dar base e fundamento para o questionário com questões objetivas, mais fácil de implementar e de tabular os resultados.

As questões não podem ser diretivas, levando a respostas esperadas, nem ter teor de intimidação. Ambos os casos resultaria um trabalho inútil. Muito importante deixar clara a impossibilidade de identificação de quem respondeu o questionário. Isto leva a respostas mais verdadeiras e trás resultados mais satisfatórios.

Lembrem-se! De nada adianta elaborar uma pesquisa, envolver todos os colaboradores, ocupar tempo e recursos, se a pesquisa não dará respostas reais sobre a organização. Se assim for, melhor que nada seja feito.

Recordando, uma boa base para a elaboração do questionário é uma pesquisa simples, por amostragem, questões abertas, aplicado de forma não identificada. Estas respostas darão pistas sobre a situação e base para a elaboração das questões objetivas. Outra opção é se a empresa pretende avaliar a forma de aceitação da implementação de uma nova rotina ou processo. As questões são dirigidas a esta questão, sem que sejam diretas.

Aplicação da Pesquisa

Questionário elaborado, tudo pronto, certo? Ainda não, é preciso planejar a aplicação da pesquisa para que ocorra de forma tranqüila e tire uma foto da real situação. Isto quer dizer que uma pesquisa aplicada ao longo de um tempo pode resultar em respostas inexatas.

Vejamos a situação de aplicarmos a pesquisa, com o intuito de não atrapalhar a rotina da empresa, ao longo de mais de um dia e fazendo por setores ou departamentos. Isto traria graves conseqüências ao resultado. Haveria, certamente, comentários a respeito das questões e intenções e isto tiraria a veracidade das respostas de quem ficasse para responder por último.

É importante planejar a aplicação da pesquisa para que seja realizada num espaço muito curto de tempo e, preferencialmente, num mesmo dia dependendo do tamanho da organização. Para empresa com um número muito grande de colaboradores, os questionários poderiam ser elaborados diferentes para aplicação em dias ou equipes diversas. Cabe salientar que, mesmo o questionário sendo diferente na forma, não pode ser no conteúdo. As questões devem ser elaboradas visando saber a mesma coisa, mas com formas diferentes de perguntar. Vale também a pesquisa por amostragem, levando em conta a significância da amostra.

Antes de entrarmos no assunto feedback é importante conceituar o termo. Entendemos feedback como retro-alimentação, ou dar retorno, ou ainda comunicar sobre o resultado de uma ação ou processo, bem como sobre informações relevantes que, se fornecidas às pessoas certas, da forma correta e no tempo certo, podem melhorar e assegurar a eficiência do negócio e a vantagem competitiva.

Devemos frisar também que há algumas diferenças significativas entre o que é ou não feedback. Para explicar melhor, dar feedback é:

• Descrever a sua opinião e não a dos outros;

• Ter base no presente com vista para o futuro e não no passado;

• Solicitar ao invés de impor;

• Se basear em fatos reais e concretos.

O feedback pode ser pessoal ou para um grupo de pessoas. No caso de uma Pesquisa de Satisfação, com o intuito de avaliarmos o Clima da Organização, o feedback será dado de forma geral não personalizando em alguém.

Quando damos feedback a pessoas de forma individual, temos que saber lidar com algumas possíveis situações referentes à forma como será a receptividade: resistência, terceirização da culpa, descontrole emocional, dificuldade em ouvir, imaturidade, sensibilidade, entre outras. Nesta situação é recomendada a fórmula de iniciar o feedback com pontos positivos encontrados, para que quem o esteja recebendo se abra para ouvir as questões não tão favoráveis que possam ser ditas. A seguir falamos as questões a melhorar, com esta ênfase, e encerramos com mais dados positivos. É o que podemos chamar de feedback sanduíche, ficando o recheio como pontos negativos, ou melhor, pontos a melhorar ou desenvolver.

De toda forma, mesmo que o feedback a um grupo não torne nada pessoal podendo criar problemas, é importante colocar as questões encontradas de forma imparcial e com cuidado. O retorno deve ser planejado sob pena de criarmos um clima ruim com as respostas ao invés de buscar o crescimento e melhora do clima organizacional.

A mesma forma de sanduíche é muito aconselhada não trazendo constrangimento a ninguém e mantendo a expectativa positiva do pessoal em relação aos possíveis ganhos com o trabalho.

A Pesquisa de Satisfação do pessoal, objetivando a medição do Clima Organizacional, busca subsídios para sua melhora ou manutenção, caso esteja em alto nível. Desta forma a participação dos colaboradores na construção dos planos é a primeira maneira de levantar a satisfação do grupo.

A oportunidade é ímpar e não pode ser desperdiçada. Ao dar feedback ao grupo sobre uma pesquisa que nos dá as respostas deles mesmos, não podemos questionar o grande potencial que eles tem de apontar caminhos para a melhoria, dando sugestões de atividades a serem planejadas e desenvolvidas. Mais do que oferecer uma oportunidade de sugerir melhorias, devemos pedir as sugestões ao grupo.

As sugestões, nesta situação, não devem ser colhidas de forma indeterminada no tempo. Ao contrário da caixa de sugestões para os processos de rotina que fica à disposição do grupo (se a empresa tiver esta rotina), aqui é importante abrir uma caixa específica e dar um prazo para as respostas.

Estaremos, assim, valorizando o empenho em cumprir o prazo, confiando na qualidade das respostas e dando valor às pessoas.

Lembrando: as sugestões têm de ser levadas em conta ao elaborar o plano de ação!!!

Partimos do princípio que uma organização não iria desperdiçar tempo e recursos fazendo uma pesquisa inútil. Assim sendo tal organização deverá elaborar um Plano de Ação para seguimento aos trabalhos a respeito da manutenção ou melhora do Clima Organizacional.

O Plano deve, primeiramente, levar em conta as sugestões do pessoal envolvido, as respostas da pesquisa e a opinião dos Analistas de Recursos Humanos. Todos verão no plano que será apresentado se foram levadas em conta as respostas do pedido de Sugestões.

O Plano de Ação deve se basear em três ingredientes distintos: as respostas dadas à pesquisa; coleta das sugestões; senso de oportunidade para melhorias. E deve ser colocado em etapas, a saber: elaboração, apresentação, implementação e monitoramento. É o PDCA aplicado ao Plano de Ação para a melhoria do Clima Organizacional.

O Planejamento foi feito nas primeiras etapas do processo que resultaram neste plano e ainda na sua elaboração. Na etapa de Fazer (Do) entram a apresentação e a implementação propriamente dita; o Controle ou monitoramento tem que ser uma constância para o sucesso e, finalmente, as Ações necessárias para correções de rumo devem ser levantadas e implementadas baseadas no monitoramento do processo.

O plano deve ser apresentado e implementado com prazo para reavaliação. Dependendo do tamanho da Organização, número de colaboradores e plantas existentes, este prazo pode ser o de um exercício anual. A apresentação se daria num encerramento anual com celebração de resultados, oportunidade ótima para motivar o grupo, com prazo para reavaliação e elaboração de novo plano a ser apresentado no próximo evento similar.

Ao apresentar o Plano de Ação, a Organização não pode perder a oportunidade de apresentar um novo feedback ao grupo. Desta vez, somente positivo, pois vai apontar de que forma foram aproveitadas e validadas as sugestões do grupo de colaboradores.

Nesta situação, salientar onde entraram as sugestões, demonstra a preocupação e empenho da empresa com seus colaboradores. Aliás, cabe aqui salientar que uma empresa é constituída de pessoas, fundamentalmente! As máquinas e recursos são todos acessórios à empresa.

Esta resposta ao grupo, então, se constitui na valorização e demonstração da intenção da direção no sentido do bem comum, que deve ser causa de todos que constituem uma organização.

Tudo pronto, plano traçado com base nas necessidades e sugestões levantadas, via pesquisa ou caixa de comunicação com o grupo de colaboradores, está no hora de implementar o plano.

A apresentação deste já faz parte de sua implementação, visto ser uma oportunidade de dar a partida de forma totalmente positiva e motivadora. O plano é como um organismo que vai se mover e se desenvolver com o tempo. Terá fases de altas atividades e mudanças e outras de menor impacto perceptível.

O plano deve apresentar o que será feito e em que datas será iniciada cada etapa. Pode estar previsto, por exemplo: abertura de banco de oportunidades, caixa de sugestões com premiação e criação de plano de saúde. É importante a Organização colocar tudo de forma clara, incluindo aí o investimento que fará em cada item e as datas em que serão iniciadas cada etapa.

A Organização deve monitorar as atividades e apresentar permanentemente ao grupo os ganhos que estão sendo sentidos. Estes podem ser numéricos ou não. Por exemplo, se fizer parte do Plano de Ação, a criação de um plano de saúde para os colaboradores extensível a familiares, podem ser apresentados números referente à utilização do mesmo de forma geral. Este será um dado numérico. O dado não numérico seria a satisfação do colaborador com a tranqüilidade que lhe terá sido dada em relação a seus familiares.

A área de Recursos Humanos deve estar aparelhada para tal objetivo, estes devem estar claros e divulgados e ainda, a pesquisa somente deve iniciar se a organização tem capacidade e intenção de levar a cabo ações que resultem em resposta ao que for ouvido dos colaboradores.

No mais, o Gerenciamento e Pesquisa de Clima Organizacional podem auxiliar a organização em melhorias de todo o tipo: produtividade, meio ambiente e lucratividade.